Con el paso del tiempo, la actividad empresarial va en aumento y con ella la generación de documentos. Es entonces cuando hay que plantearse ampliar el espacio de almacenamiento y organizarlo con un criterio que facilite su consulta.
La custodia de documentación ofrece una solución ideal cuando el volumen de documentos generados empieza a crecer y convertirse en un problema para la empresa tanto en su almacenamiento como en su gestión.
Las principales ventajas de la custodia de documentos son:
Disminuye el espacio de almacenamiento. Existen documentos que debemos guardar pero que raramente vamos a consultar. Ten a mano aquellos documentos que utilices frecuentemente y archiva fuera de tu oficina todos los demás, así tendrás un espacio extra para lo que realmente utilizas.
Ahorra tiempo en clasificar, buscar y almacenar. Accede a la información que buscas con una simple llamada. Te facilitamos la documentación requerida en tu propia oficina o de forma digital.
Garantiza la seguridad de los documentos. Con la custodia de documentación se evita que los documentos se traspapelen con el paso del tiempo y se controla quien accede a cada consulta.
También se evita el deterioro de la documentación por un archivo inadecuado o por causa de plagas incontroladas.
Destrucción confidencial. Cuando los documentos dejan de tener validez, bien porque la Ley así lo estipula o porque ya no tienen valor, se realiza la destrucción de forma totalmente confidencial y cumpliendo con la LOPD.