Como norma general cuando recogemos datos personales, por ejemplo, para elaborar un presupuesto, debemos informar para que finalidad se recaban dichos datos, la identidad y el domicilio del responsable del fichero, así como donde pueden dirigirse en el caso de que quieran ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Si el responsable de los datos va a llevar a cabo una cesión de datos, se deberá informar en este momento de dicha cesión y de cuál va a ser el destinatario, además de solicitar el consentimiento para la misma.

Es necesario adecuar todos los formularios que la empresa utilice para la recogida de datos, añadiendo en cada uno, la cláusula informativa que se adecue a las necesidades de los datos recabados.

No nos debemos olvidar, de que en ocasiones utilizamos formularios en nuestra página web para recabar datos, y en este caso también es necesario incluir la cláusula informativa adecuada a los datos que recabemos.

Más allá de evitar que podamos ser sancionados por la AEPD por no cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos, con importantes sanciones, de 900 a 600.000 euros, debemos pensar en la reputación de nuestra empresa ¿Qué pensarían nuestros clientes si se publicara que hemos sido sancionados por no cumplir con la LOPD?.

Sin duda, aportamos mejor imagen ante nuestros clientes, ya que demostramos preocuparnos por proteger adecuadamente sus datos y no debemos olvidar que el principal activo de una empresa son sus clientes.

También nos ayuda a detectar las vulnerabilidades que tiene nuestra empresa en seguridad y poder subsanarlas, y elaborar un organigrama de la empresa limitando a cada individuo a que puede o no acceder, para cumplir sus funciones. No es extraño encontrarse empresas en las que todos los trabajadores tienen libre acceso a todo, de forma innecesaria e injustificada, y cuando se produce un despido se vuelve en contra de la empresa.

Como se puede comprobar, los beneficios obtenidos de tener su empresa adaptada a la LOPD son, sin duda, superiores a los costes de dicha adaptación.